渡航前にすること

留学理由の退職|取引先にどう伝える?【退職メール例文付き】

退職願や退職届、仕事の引き継ぎ、お世話になった方々への退職メールなど・・・退職ってめちゃくちゃ大変ですよね。

私は30歳にして初めての退職だったので、すべて初めての経験で、結構苦労しました。。

また「留学に行くための退職」という選択肢に対して、

「いい選択だね、頑張ってね!」

と応援してくれる人もいれば、

「(心の声)・・よくある、とりあえず次の転職までの言い訳だろ・・?」

と、いう人もいました。

性別や、世代や価値観によって、考え方は違ってあたりまえ。

私も退職の時には、「留学に行くため」という理由を伝えるべきか悩みましたが、結果的に「明確にしておく方が、より円満に退職できる」と思いました。

社会人で、「留学理由での退職の伝え方」に悩んでいる方に読んでもらえると嬉しいです。

営業職向けの内容になっているので、参考にならない箇所は、読み飛ばしてください。

留学決意〜退職までの期間にすること

留学理由の退職|3〜2ヶ月前

・直属の上司へ退職の相談
・有給消化の相談
・退職願、退職届 提出
(退職届、退職願の作り方については、転職サイトのテンプレートでOK

退職3〜2ヶ月前のポイント

・有給消化の相談は、退職届を出す前に言ったほうが良いです。
(有給は在籍中のみ有効なので、書面の退職日以降は取ることができません。)
・もし強い引き止めを受けても、はっきりと自分の意思を伝えればOK。
・退職届を出すタイミングは、退職日が決まったあとです。

留学理由の退職|2〜1ヶ月前

・淡々と日々の業務をこなす
・会社規定の退職書類をさばく
・退職後に、しばらく進行するような業務のマニュアル作成
・後任者への引き継ぎ
・取引先への挨拶

取引先の数が多い場合

下記の4つの優先順位に取引先のカテゴリを分けて上から順に、数を減らしていきましょう。

4つの優先順位カテゴリ

①後任担当者や上司と挨拶に行くべき取引先(※3人以上のスケジュールを合わす必要があるので難易度が高い)

②自分だけで行くべき取引先

③個別メールで済む取引先

④一斉送信メールで済む取引先

退職挨拶をあまり早く伝えすぎても進行中の案件がやりずらいですが、
結論、「早いかな」と思うくらいの方がいいです。

例えば、退職が年度末近くだったりすると、取引先企業でも辞令がでたりし
急に先方も慌ただしくなったり、迷惑をかける可能性があるからです。

さらに、伝え終わった後に、ご好意で送別会や壮行会を開いてくれる方がいたりすると、気付けばどんどん時間がなくなってきます。。

なので、退職2〜1ヶ月から、優先順位の①②の挨拶を始めつつ、③④のメールの作成に入ることをおすすめします。

留学理由の退職|1ヶ月前

・淡々と日々の業務をこなす
・後任者への引き継ぎ
・取引先への挨拶周り
・個別の挨拶メールをひたすら作成→(下書き保存)

最後の1ヶ月が、一番大変でした。。
私の場合は、年度末だったので年度内の仕事に加え、次年度の業務、さらに送別会シーズンで連日飲み会・・。かなり残業する羽目になりました。

退職1ヶ月前のポイント

・留学理由を毎日聞かれますので、「行き先」「期間」「留学理由」を簡潔に言える準備をしておきましょう。
最終出勤日に送る退職挨拶メールは、個別に送ろうとするとかなり時間がかかるので、早めから空き時間にコツコツ作成していきましょう。

退職を伝える前から、すべきだったこと

留学を考え出した時点から、やっておいた方がいいことを4つにまとめました。
(本当は、日常からやっておけばよかったことです。)

  • 名刺整理

山積みの名刺を、早くから名刺アプリにデータ移行をしておけばよかった。
名刺は会社に返さないといけないので、データ化しておけば後任者への共有もスムーズ。

  • 不要な書類は捨てるかデータ化しておく

留学を考えだした時点から、やっておきましょう。

  • 取引先の引継書の作成

後任者が決まっていなくても、取引先の引継書の作成を早くはじめておくべきだった。

  • 退職挨拶メールをひたすら作成(下書き保存)

私は、退職日2〜3前から一気にやろうとしてしまい、結局最終出勤日に送りきれず家に持ち帰り、メールを送る始末でした。

留学理由の退職挨拶メール

退職挨拶メールを送るタイミングは、最終出勤日の退社1〜2時間前と言われています。
ですが、これは会社の慣習によって違うので、先輩や上司に聞くのが一番間違いないです。

よく転職サイトには、「社内」「社外」向けメールの例文がありますが、
私の会社は、1フロアで社員の顔が見えるので、社内向けメールを送る慣習はありませんでした。

メール文は「一身上の都合」or「留学へ行く為」か

社外への退職挨拶メールは基本的に、「一身上の都合」でOKです。

ですが、私は留学を応援してくれる方には、
「留学の行くため」と、メールを送り分けました。

すべて「一身上の都合」でも問題ありませんが、結果的には送り分けたことは良かったと思います。

良かった理由
  • 留学への「励ましの言葉」を色々な方からもらえた。
    留学経験のある担当者からエールの返信があったり、海外移住する予定の方からのご報告があったり、個人的なつながりが増えました。
  • 語学力がある人材を探している求人情報を教えてくれる方もいた。
    同業界へ転職を予定される方にとっては、自分のキャリアを踏まえたアピールにも繋がります。

退職挨拶メール|テンプレート 2パターン

私の実際のメールに基づいた、例文テンプレテートを貼っておきます。
※参考になれば、コピペして使ってください。

【通常:一身上の都合パターン】

件名:退職のご挨拶/株式会社〇〇・(自分の名前)

株式会社 △△△
□□様

お世話になっております。
株式会社・〇〇(自分の名前)です。
表題の件、私事にて大変恐縮ですが一身上の都合により、
✕月✕✕日最終出勤、✕月末日をもちまして、株式会社○○を退職させていただくことになりました。

本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご報告・ご挨拶となってしまい大変申し訳ございません。
在任中は、ひとかたならぬお世話になり、心より感謝申し上げます。

大変お手数をお掛けいたしますが、
今後の担当は、同じ部署のが▼▼が
ご対応をさせていただきます。変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ではございますが、□□様のご健康とご活躍をお祈りするとともに、
貴社のますますのご発展を心よりお祈りいたします。
——————————–
(署名)

【留学理由を伝えるバターン】

件名:退職のご挨拶/株式会社〇〇・(自分の名前)

株式会社 △△△
□□様

お世話になっております。
株式会社〇〇・(自分の名前)です。
表題の件、私事にて大変恐縮ですが、かねてから希望していた留学に行く為、
✕月✕✕日最終出勤、✕月末日をもちまして、株式会社○○を退職させていただくことになりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご報告・ご挨拶となってしまい大変申し訳ございません。

在任中、□□様にはいつも丁寧なご対応をしていただき
また色々なお話をお聞かせいただき本当にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。

ーーーーーーーーー等のご連絡につきましては、
改めて後任の者よりご挨拶とご連絡をさせていただきます。
変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ではございますが、□□様のご健康とご活躍をお祈りするととも
貴社のますますのご発展を心よりお祈りいたします。
——————————–
(署名)

いかがでしたか?

私が周りに留学理由で退職した人がおらず、相談できなかったので、どなたかのお役に立てたら幸いです。